case

  • Cocreation Innovation Lab DONG

Cocreation forløb med DONG Energy

Product Category: 
Projekter
Forfatter: 
ulla
Brugerne først - Cocreation - Test tidligt

DONG Energy kom til Innovation Lab med ønsket om at udvikle mobile services til deres medarbejdere ude på kraftværkerne. Deres ønske var klart: “Vi vil ikke bare forlænge de brædder vi går på!” De ville tænke nyt - ikke bare overføre eksisterende systemer til mobile interfaces.

Samarbejde på tværs af kompetencer

De havde allerede besluttet at dette skulle foregå i samarbejde mellem forretningsenheden (Thermal Power) og IT-afdelingen i erkendelsen af, at nye teknologiske løsninger ofte bringer nye forretningsgange og arbejdsprocesser med sig. Derfor bestod teamet af medarbejdere fra såvel forretningen (primært slutbrugerne på kraftværkerne) og IT.

Cocreation by Innovation Lab arbejder især med, hvordan man kan udnytte alle ekspertiser i en gruppe ud fra devisen om, at hvis man samler de rette mennesker og giver dem mulighed for reelt at kunne samarbejde omkring løsningen af relevante problemstillinger, så har man det bedste team. Derfor var denne opgave noget nær en drømmeopgave med det team, DONG Energy havde stillet til rådighed.

Inspiration + Problemstillinger -> Ideer

Processen startede med en workshop for de to forretningsenheder. Et såkaldt hackathon på to dage, der tog udgangspunkt i, at gode ideer opstår, når kendte problemstillinger møder ny inspiration. Innovation Lab gav inspirationen i form af oplæg om ny mobil teknologi - fra wearables til beacons - og vi fortalte om, hvordan disse teknologier bliver brugt i andre sektorer. Deltagernes input til processen var fortællinger, dokumenteret i fotos, om situationer i arbejdsdagen på kraftværkerne, der var uhensigtsmæssige eller farlige.

Ved at kombinere disse input med hinanden opstod ideer til helt anderledes løsninger, end man ville få, hvis man blot havde taget hul på problemløsning i mere gængs forstand.

co-creation proces

Stort fokus på ejerskab

Deltagerne arbejdede nu videre med ideerne og lavede præsentationer og prototyper, der illustrerede, hvordan den ny teknologi kunne tænkes at være med til at løse problemstillingerne. Og disse løsninger blev præsenteret for ledelsen i DONG Energy Thermal Power efterfølgende. Denne præsentation var heller ikke helt almindelig: Lederne blev nemlig også taget igennem processen, i forkortet form, så de kunne fornemme på egen krop, hvordan nye ideer kan opstå af mødet mellem ny teknologi og kendte problemstillinger. Det gav ejerskab i ledergruppen, lige så vel, som det havde givet ejerskab blandt deltagerne tidligere. Yderligere havde DONG Energy lavet den genistreg, at de havde allokeret projektleder og ressourcer allerede inden start, så alle var indstillet på, at der skulle projekter i gang - de vidste blot ikke hvilke før nu.

Cocreation som projektarbejdsform 

I ledergruppen blev to ud af de i alt 8 projektideer udvalgt. Ét testprojekt af beacons på kraftværkerne, som DONG Energy selv stod for, og et der bestod i at udvikle en app til registrering og håndtering af hændelser ude på kraftværkerne. På sidstnævnte ledede Innovation Lab udviklingen og møderne over de næste måneder, hvor der var fokus på, at det stadig skulle være de to afdelinger, der var ligeligt involveret. Så der blev både taget hensyn til brugerne ude på kraftværkerne, på forretningsprocesserne og på IT.

co-creation mindset

Mockup som fælles sprog i det tværfaglige samarbejde

Første møde bestod af en workshop, hvor Innovation Lab gav input til smartphone apps’ interfaces, og deltagerne sammenholdt dem med de specifikke problemer, der var forbundet med registrering og håndtering af hændelser. Fra begyndelsen lavede deltagerne mockups for at vende abstrakt snak og meningsudveksling til konkrete løsninger og ideer. Dette konkrete arbejde gør det muligt for forskellige faggrupper at samarbejde reelt og diskutere på et fælles grundlag - med mockup’en som et fælles sprog. Workshoppens anden del gik på at deltagerne skulle planlægge test af deres antagelser. Enhver idé bygger på antagelser om, at den nye løsning vil gøre det nemmere eller mere sikkert eller lignende. Disse antagelser skulle deltagerne teste ude på kraftværkerne inden næste møde. Som eksempel brugte nogle af deltagerne Snapchat til at undersøge, om det var en fordel at kunne tage billede af en hændelse og sende den direkte til en ansvarlig med en note på. Du kan læse mere om denne del af processen her.

Brugerscenarier som valideringsværktøj

Nu havde vi en fælles idé om, hvad app’en grundlæggende skulle kunne, og vi tog på næste møde gruppen igennem en diskussion af roller og brugergrupper. Vi skabte sammen en række brugerscenarier, der klarlagde de forskellige arbejdsgange, opgaver og behov, som de forskellige brugergrupper på kraftværket har. Ved at se processen - og vurdere mockup’en - ud fra én enkelt rolle ad gangen, bliver det tydeligt, hvor der er uhensigtsmæssigheder, hvor noget kan skæres fra, osv.

Co-Spec. Et visuelt værktøj til at arbejde med kravene til en løsning

Løbende igennem processen udarbejdede vi en visuel kravspecifikation, som bestod af den kendte, fælles mockup, der trin for trin viste registrerings- og håndteringsflow, ledsaget af tekster med listning af, hvilke behov den viste handling løste for hvem, samt spørgsmål til afklaring. Denne visuelle kravspecifikation, som vi kalder co-spec, var udarbejdet i Powerpoint og i en simpel form for at gøre det lettere for alle at arbejde i den og tage ejerskab på den.

Med dette format i hånden kunne DONG Energy nu gå til en app-udvikler og ret tydeligt forklare hensigterne med app’en, behovene den skulle løse og mulige måder at gøre det på. Men fordi funktionaliteterne ikke var beskrevet, levnede den stadig spille- og albuerum for udviklerne, så de kunne komme med deres input og ekspertise i udviklingen.

En app der fungerer, er brugervenlig og giver reel værdi

Take aways var lette at få øje på, for det viste sig at blive en brugervenlig og relevant løsning for slutbrugerne. Kraftværkerne der testede prototypen fra app-udviklerne ønskede den i produktion med det samme, da de ikke kunne se, hvordan de skulle undvære den nu. En af de involverede fra IT udtalte efterfølgende, at han ikke i sine 20 år med IT-projekter har oplevet noget så vellykket. Ved at inddrage brugere, forretning og IT i en cocreation-proces med værktøjer, der giver dem reel mulighed for at samarbejde og med input og indspark til at nytænke sammen, formåede vi i fællesskab at skabe en app, der fungerer, er brugervenlig og giver en reel værdi. 

Vi takker for det gode samarbejde!

Cocreation by Innovation Lab leder udviklingsforløb som ovenstående for alle slags virksomheder og arbejdspladser, store og små, private og offentlige, tekniske og servicebaserede. Vi gør en dyd ud af at inddrage de relevante parter og medarbejdere. Det er essensen i cocreation. Du er altid velkommen til at kontakte os og høre, om det er noget, som I kan bruge, der hvor du er.

Kontakt Ulla på ulla@ilab.dk eller 61714170

Læs mere om Cocreation by Innovation Lab